Phải công chứng hồ sơ thành lập doanh nghiệp trước khi đăng ký?

Khai mạc hội thảo, GS-TS Đỗ Văn Đại (Phó Hiệu trưởng Trường ĐH Luật TP.HCM) nêu rằng thực tế hiện nay, một số thông tin doanh nghiệp ở Việt Nam đã có cơ chế đảm bảo tính xác thực mặc dù không cần có sự tham gia của công chứng như những thông tin được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo GS-TS Đỗ Văn Đại, nay nếu bổ sung thêm công chứng xác thực thông tin doanh nghiệp trong Luật và đặc biệt là trong Luật Công chứng đang được sửa đổi thì cần lưu ý hai điểm.

Thứ nhất, về chính sách, hiện nay gợi ý luật hóa công chứng thông tin doanh nghiệp có mục tiêu chính là hướng tới hạn chế “công ty ma”. Vậy các đề xuất về luật hóa công chứng thông tin doanh nghiệp có giúp hạn chế được công ty ma hay không cần được bàn luận. Cạnh đó, xây dựng pháp luật là phục vụ cho đất nước, cho xã hội, không là nơi để đáp ứng lợi ích nhóm nên từng đề xuất cần phải xem xét có phục vụ đất nước hay không, có lợi ích nhóm hay không.

Thứ hai, về nội dung, nếu luật hóa công chứng thông tin doanh nghiệp, cần xác định thông tin nào cần phải công chứng (điều lệ công ty, nghị quyết...), thông tin nào có thể yêu cầu công chứng theo nhu cầu của chủ thể liên quan (công chứng tự nguyện). Đối với thông tin phải công chứng, cũng cần bàn tới hệ quả của việc thông tin không được công chứng (có giá trị pháp lý không).

"Hơn nữa, doanh nghiệp biến động nhanh nên thông tin doanh nghiệp cũng cần cập nhật liên tục; do đó cần lưu ý tới hệ quả của việc đã công chứng rồi mà nay phải cập nhật thì như thế nào" - ông Đại nói.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp có cần công chứng?

Tại hội thảo, thay mặt cho nhóm tác giả, TS Phan Hoài Nam (Phó Trưởng khoa Luật Quốc tế, Trường ĐH Luật TP.HCM) trình bày tham luận về cơ chế đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ doanh nghiệp thông qua hoạt động công chứng...

Theo TS Nam, Luật Công chứng Việt Nam hiện hành cũng như các văn bản hướng dẫn chưa có sự ghi nhận về trường hợp công chứng bắt buộc đối với hồ sơ thành lập doanh nghiệp cũng như văn bản, giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp.

BLDS năm 2015 không quy định cụ thể về việc công chứng giấy ủy quyền, mà chỉ dừng lại ở việc quy định chung về thời hạn, hình thức ủy quyền. Tương tự, Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp cho thấy thủ tục thành lập và thay đổi đăng ký doanh nghiệp tương đối dễ dàng, không bắt buộc hồ sơ khi nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông qua công chứng.

Theo ông Nam, một số nước như Ba Lan và Cộng hòa Liên bang Đức, công chứng viên (CCV) có nhiệm vụ xác minh tính tuân thủ pháp luật của các văn bản được yêu cầu công chứng trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Trong khi đó, theo pháp luật Việt Nam (khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020), doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo nội bộ doanh nghiệp. Thậm chí, hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp, chuyển nhượng cổ phần và giấy đề nghị thay đổi thành viên góp vốn cũng không bắt buộc phải công chứng.

Xuất phát từ quy định thông thoáng về mặt thủ tục, các doanh nghiệp không gặp quá nhiều khó khăn khi thành lập doanh nghiệp. Điều này đã vô tình tạo nên khe hở khiến cho các đối tượng có mục đích xấu lợi dụng qua các vấn nạn giả chữ ký, thuê người làm người đại diện theo pháp luật, thành lập công ty “ma” để mua bán hóa đơn, hợp pháp hóa hành vi rửa tiền, chuyển nhượng vốn góp, cổ phần bất hợp pháp.

Ông Nam cũng đưa ra các kiến nghị. Trong đó, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp cần được ràng buộc chặt chẽ hơn thông qua hoạt động công chứng. Vấn đề thành lập doanh nghiệp thuộc phạm điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó, theo ông Nam cần bổ sung hình thức công chứng đối với các hồ sơ, cụ thể hồ sơ hợp lệ (Điều 4) cần được bổ sung thành “là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ được kê khai đầy đủ theo quy định của luật này và nội dung các giấy tờ đó được công chứng hợp lệ theo quy định của pháp luật về công chứng”. Các văn bản dưới Luật như Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp cần thiết cũng phải sửa đổi yêu cầu đối với các tài liệu trong hồ sơ doanh nghiệp như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Song song đó, Luật Công chứng 2014 hiện đang có dự thảo sửa đổi, ông Nam khuyến nghị bổ sung thêm quyền hạn của CCV đối với các loại tài liệu cần công chứng đã được quy định trong Luật Doanh nghiệp từ khi thành lập doanh nghiệp đến những tài liệu nội bộ trong quá trình hoạt động. Chẳng hạn như các loại hợp đồng, giao dịch, hồ sơ thành lập doanh nghiệp, điều lệ công ty, các biên bản họp Hội đồng quản trị, Đại hội cổ đông... là trường hợp cần công chứng trong dự thảo Luật.

Điều lệ có cần công chứng?

Tại hội thảo, TS-CCV Ninh Thị Hiền cho rằng bản chất của điều lệ công ty là một hợp đồng đặc biệt liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia vào hoạt động của công ty, là căn cứ để các bên thực hiện quyền thành viên và quyền cổ đông...

Theo bà Hiền, việc công chứng điều lệ công ty nếu được thực hiện sẽ đem đến những hiệu quả nhất định, gia tăng việc bảo đảm về minh bạch thông tin doanh nghiệp, khắc phục phần nào những tồn tại bất cập trong thị trường trong thời gian vừa qua...

Bà Hiền cho rằng hiện nay năng lực của công chứng Việt Nam đã đáp ứng được nhu cầu cung cấp dịch vụ công về công chứng đối với điều lệ công ty và hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu xã hội trong giai đoạn này.

Về quan điểm cho rằng công chứng điều lệ sẽ làm tăng chi phí thành lập doanh nghiệp cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh, theo bà Hiền, khi công chứng điều lệ thì CCV cung cấp tính xác thực về người yêu cầu công chứng, kiểm tra nội dung của điều lệ không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Do đó, công chứng điều lệ công ty không có giá ngạch nên phí công chứng được Nhà nước quy định thấp, không làm phát sinh chi phí đáng kể cho doanh nghiệp so với những thiệt hại lớn từ việc không công chứng điều lệ như trong thời gian vừa qua.

“Dự thảo nghị định thay thế Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp đang được soạn thảo và xin ý kiến hoàn thiện. Nghị định nên quy định điều lệ công ty được công chứng trong thành phần hồ sơ đăng ký, hồ sơ điều chỉnh thông tin doanh nghiệp” - bà Hiền đề xuất.